XX公司采购管理制度模板

2020-07-10 06:10:00
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第一章  总  则


第一条 为规范集团公司及下属分公司、子公司采购行为,加强对物资、工程和服务采购的管理与监督,依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及相关法律、法规、规章,制订本规定。


第二条 本规定适用于XXX公司及各子公司、分公司。


第三条 本规定所称采购,是指集团公司及各子公司、分公司以合同方式有偿取得物资、工程(含信息化项目)和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等;

所称物资,是指各种形态和种类的物品,主要包括原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其它产品。


所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮,以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。


所称服务,是指除物资和工程以外的其他采购对象, 包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。


第四条 采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。


第五条 采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。


第二章  采购管理机构与职责


第六条 各单位要成立评标委员会,其人员由领导班子全体成员、相关部门主要负责人以及专职董事组成。


第七条 董事会是本级采购管理的决策机构,资产管理部是董事会的咨询和执行机构。属于职代会审议范畴的还要经过职代会审议通过。


第八条 资产管理部是采购活动的具体负责、组织与执行部门。


第九条 总经理在采购活动中的主要职责:审定本单位采购工作管理制度和程序;审定《集中采购目录》;审议年度采购计划;审议采购方式;确定候选招标代理机构名单;指导和监督采购办的工作。

年度采购计划、采购方式经总经理审定后,报董事会批准。


第十条  资产管理部的主要职责:起草采购工作管理制度和程序;审核、汇总年度采购需求,编制年度采购计划;编制《采购目录》;抽选招标代理机构;审定招标文件、谈判文件;确认中选供应商;组织自行招标采购;组织供应商资质认证;发布中选供应商。


第三章  集中采购目录和采购计划编制


第十一条 各单位采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。


集中采购,是指通用物资、工程和服务,由资产管理部或资产管理部会同集中采购部门依据各部门、各单位采购需求,统一组织的采购。分散采购是指分别由有关部门和单位自行组织的采购。


第十二条 集中采购部门主要职责:拟订集中采购方案;组织编制集中采购招标文件、谈判文件;组织集中采购商务谈判工作;与中选供应商签订集中采购协议;向采购办提供中选供应商名单;保存集中采购文档、资料和记录。


第十三条 各单位要按照采购组织形式和采购需求编制本单位《集中采购目录》,实行分级分类管理。

《集中采购目录》经总经理审定,董事会批准后执行。

第十四条 每年初由资产管理部组织编制本年度采购计划,经批准后下发执行。投资项目在获得项目批复后方可列入采购计划。


(一)计划提报。各部门、单位于当年12月1日前提出下一年度采购需求,采购需求要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目金额、拟采用的采购方式等,报采购办审核。拟采用非公开招标采购方式的,要提交拟采取采购方式的理由。


(二)计划审核。资产管理部对采购需求进行审核汇总,形成年度采购计划草案,报总经理审定,董事会批准。


(三)预算审核。将讨论通过的年度采购计划提交财务部审定。


(四)计划确定。资产管理部根据财务部批复的年度预算,组织各部门、单位调整采购计划草案,经总经理审定、董事会批准后正式形成年度采购计划。


(五)计划变更。各部门、各单位必须严格按照批复的年度计划和预算实施。确因生产工作需要,需追加采购计划或变更采购内容的,要按照上述程序办理追加采购手续。已批复的采购项目,需要调整预算的要报财务部审议通过后,提交原计划审批机构审定。原则上采购计划、预算每年调整1次。


第四章 采购方式及适用条件


第十五条 采购方式包括以下五种:

(一)公开招标;

公开招标,是指采购机关或其委托的政府采购业务代理机构(统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定的供应(统称投标人)投标的采购方式。


(二)邀请招标;

邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。


(三)竞争性谈判;

竞争性谈判,是指采购机关直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。


(四)单一来源采购;

单一来源采购,是指采购机关向供应商直接购买的采购方式。


(五)询价。

询价采购,是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。

 第十六条 公开招标要作为主要采购方式。任何单位和个人不得将应当公开招标的采购项目化整为零或以其他任何方式规避公开招标。


 第十七条 符合下列情形之一的采购,可以采用邀请招标方式采购,由资产管理部向3个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书:

(一)技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择;


(二)采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。


第十八条 符合下列情形之一的,可以采用竞争性谈判的方式进行,但必须严格按照规定程序进行。

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;


(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;


(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;


(四)不能事先计算出价格总额的;


(五)投标文件的准备需3个月以上才能完成的;


(六)供应商准备投标文件需要高额费用的;


(七)对高新技术含量有特别要求的。


第十九条 符合下列情形之一的采购,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;


(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;


(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;


(四)不能事先计算出价格总额的。


第二十条 符合下列情形之一的采购,可以采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的。


(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;


(三)必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的;


(四)原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充,必须向原供应商采购的;


(五)预先声明需对原有采购进行后续扩充的;


第二十一条采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的,可以采用询价方式采购。

第五章  采购程序


第二十二条 相关部门依据批复的年度采购计划、项目预算以及批准的采购方式,填写《采购事项审批表》(附表1),报总经理设定、董事会批准后实施。


第二十三条 招标的组织形式分为自行招标和委托招标,具备编制招标文件和组织评标能力,可以组织自行招标;其余项目均要委托有资质的招标代理机构招标。


第二十四条 各单位要建立招标代理机构库,可通过竞争性方式,一次确定多家招标代理机构,纳入招标代理机构库。


第二十五条 各单位要建立健全评标成员管理制度,严格认定评标成员资格,加强培训考核、评价和档案管理,根据实际需求和考核情况及时对评标成员进行更换和补充,实行评标成员动态管理。


第二十六条 招标流程

(一)选定招标代理机构。对于招标采购项目,由相关部门填写《招标代理机构选择申请表》(附表2)向资产管理部提出申请,总经理批准,由资产管理部在招标代理机构库中随机抽取一家招标代理机构办理招标事宜。纪检监督部门对招标代理机构抽取过程进行现场监督。


(二)招标公告。采用公开招标方式的,要发布招标公告。依法必须进行招标的项目,要在主管部门依法指定的媒介发布。


(三)标书编制。相关部门根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件要包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。招标文件中一般要载有采用设定“最高限价”的条款以控制成本。国家对招标项目的技术、标准有规定的,要在招标文件中提出相应要求。招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。


(四)审定标书。由相关部门填写《标书审批表》(附表3)报资产管理部,资产管理部组织审定招标文件,经讨论通过,总经理批准后方可发布。


(五)投标人资质审查。投标人应当提供有关资质证明和业绩情况。资产管理部要组织相关部门人员根据采购项目的具体特点和实际需要,对投标人资质进行审查。资质审查未通过的供应商不得进入采购环节。


(六)开标。开标要在招标文件确定的时间内,并在预先确定的地点公开进行。相关部门在开标前,要填写《开标通知单》(附表4),报资产管理部审核,总经理批准。开标全过程要有纪检监察部门的代表进行现场监督,重大采购项目可以同时聘请公证机构进行公证。


(七)评标。评标工作由评标委员会负责,评标委员会独立履行下列职责:审查投标文件是否符合招标文件要求并作出评价;要求投标供应商对投标文件有关事项作出解释或者澄清;推荐中标候选供应商名单;向资产管理部、总经理、董事会报告非法干预评标工作的行为。

自行招标的评标委员会由相关部门代表和有关技术、经济等方面的专家及专业技术人员组成,成员人数须为5人以上单数,其中技术、经济等方面的专家及技术人员不得少于成员总数的2/3,其人选由资产管理部会同相关部门,在纪检监察部门现场监督下从评标成员库中随机抽取。评标全过程需纪检监察部门进行现场监督。


(八)相关部门要在评标结束后3个工作日内,填写《中选供应商确认单》(附表5)及评标报告提交资产管理部讨论通过,总经理审核,董事会批准。


(九)招标结果要在一定范围内进行公开,包括中标单位、中标数量、中标金额等内容,公示时间不少于3个工作日。


第二十七条 有下列情形之一的,评标委员会应当否决其投标:

(一)投标文件未经投标单位盖章和单位负责人签字;


(二)投标联合体没有提交共同投标协议;


(三)投标人不符合国家或者招标文件规定的资格条件;


(四)同一投标人提交两个以上不同的投标文件或者投标报价,但招标文件要求提交备选投标的除外;


(五)投标报价低于成本或者高于招标文件设定的最高投标限价;


(六)投标文件没有对招标文件的实质性要求和条件作出响应;


(七)投标人有串通投标、弄虚作假、行贿等违法行为。


第二十八条  否决投标后,除采购项目取消情形外,要重新组织招标;需要采用其他采购方式的,要在采购活动开始前经资产管理部通过,总经理审核,董事会批准。


第二十九条 采用竞争性谈判方式采购的,要遵循以下程序:

(一)成立谈判小组。由资产管理部牵头组织相关部门及有关专家组成谈判小组,谈判小组由3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的2/3,相关部门的代表不能超过成员总数的1/3。


(二)谈判小组制订谈判文件,明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。


(三)谈判小组确定参加谈判的供应商。从符合资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判并向其提供谈判文件。


(四)谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。


(五)确定成交供应商。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,向资产管理部提交采购意见,经资产管理部通过,总经理批准后,将结果通知所有参加谈判的供应商。


第三十条采用单一来源方式采购的,要遵循以下程序:

由资产管理部组织相关部门、财务、法规、纪检监察等部门,在保证采购货物、工程和服务质量前提下,与供应商商定合理价格并形成采购意见报采购办讨论通过。未通过的采购项目,根据采购办意见与供应商重新协商或取消采购。


第三十一条 采用询价方式采购的,要遵循以下程序:

(一)成立询价小组。由资产管理部牵头组织相关部门及有关专家组成询价小组,询价小组由3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的2/3,相关职能部门的代表不能超过成员总数的1/3。


(二)询价小组要对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。


(三)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。


(四)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。


(五)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,确定成交供应商,并向资产管理部提交采购意见,经资产管理部通过,总经理批准后,将结果通知所有参加询价的供应商。


第三十二条 质疑投诉受理。投标人或供应商对招标结果有异议的,应当在结果发布之日起7个工作日内,以书面形式向纪检监察部门提出质疑。纪检监察部门在收到投标人或供应商书面质疑后,要对质疑投诉进行调查,作出处理。对重大投诉事项,纪检监察部门要报董事会研究后提出处理意见。


第三十三条 项目变更。根据工作需要,确需变更项目的,要按照“谁审定、谁负责”的原则,报原审定机构审议。变更的具体内容要由需求部门提报详细的书面材料报资产管理部,资产管理部审核并提出具体意见后经原审批机构审议。


第六章  供应商管理


第三十四条 各单位要加强对供应商的日常管理,建立供应商资质认证制度、供应商动态评价和退出机制,制订供应商资质认定标准,通过综合评价建立合格供应商名录。加强对长期的供应商动态管理,定期对产品和服务质量等进行跟踪评审,依据评审意见,对评价不合格的供应商,取消其供应资格。


第三十五条 供应商参加采购活动时应当具备下列条件:

(一)具有独立承担民事责任的能力。


(二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。


(三)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。


(四)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。


(五)参加采购活动前3年内,在经营活动中没有重大违法记录。


(六)在劳动保护、节能减排与生态环境保护方面符合国家规定要求。


(七)法定代表人不能参加采购活动时,可委托他人参加,但需提供授权委托书。


(八)法律、行政法规规定的其他条件。


第三十六条 根据采购项目的特殊要求,可以规定供应商的特定条件,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

第七章  签约和履约


第三十七条 相关部门负责起草采购合同并填写《采购协议(合同)审批表》(附件6),经法规、财务部门审核通过,总经理批准后,由企业法定代表人与中选供应商签订合同;非法定代表人要取得法定代表人的授权后与中选供应商签订合同。


招标采购合同应当在自中标通知书发出之日起30日内与成交供应商签订。


第三十八条 采购合同签订后,在合同有效期内相关部门依据合同约定,按照资金审批程序办理款项支付手续。


第三十九条 相关部门要及时对供应商履约情况进行验查并登记造册,办理入库或获得手续,建立相应的实物和固定资产台账。大型或者复杂的采购项目,要邀请有相应资质的质量检测机构参加验收工作。所有验收人员要在验收书上签字,并承当相应的责任。


工程类项目竣工验收决算必须经过审计后,项目审批单位才可组织竣工验收。


第八章  采购档案管理


第四十条 各单位要根据工作制度和实施流程建立五种采购方式的“一项一卷”归档标准,妥善保管相关资料。


第四十一条 招标采购归档资料要至少包括:采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、评委评分表、质疑答复、投诉处理决定、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、资料。


采购活动记录至少应当包括下列内容:

(一)采购项目类别、名称;


(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;


(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;


(四)邀请和选择供应商的条件及原因;


(五)评标标准及确定中标人的原因;


(六)废标的原因;


(七)采用招标以外采购方式的相应记载。


 第四十二条 竞争性谈判归档资料要至少包括:采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、谈判人员确定依据、谈判文件、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。


 第四十三条 单一来源归档资料要至少包括:采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、价格协商相关记录、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。


第四十四条 询价归档资料要至少包括:采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、询价过程相关资料、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。

第九章 监督和责任


第四十五条 各单位要建立严格的包含采购活动工作程序、职责、内部监督的工作制度,经资产管理部的人员与合同审核、验收、付款人员的职责要明确并相互分离。


第四十六条 法规部门负责采购合同的合法性审核及采购活动中有关法律法规问题的咨询和指导。财务部门负责采购的资金管理工作。纪检监察部门负责对采购活动实施程序性、全过程监督。


第十章  附  则


第四十七条 本规定自公布之日起实施。

第四十八条  本规定由XXXX公司负责解释。

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