采购审计:基于PDCA循环的一些思考(纯干货)

2018-12-11 06:25:00
罗婷
原创
3984


采购,是企业从供应商市场获取产品或服务,以保证企业生产及经营正常开展的一项日常经营活动。

企业采购的原则是以最低化成本与最优化性价比相结合,为企业找到最适合的资源,以支持企业的正常运作。

但是在企业采购流程中,由于企业供应商寻源、选择、评价等工作未分离、采购审批不严谨、采购制度执行不到位等原因,往往会滋生关联供应商交易、采购人员贪腐、采购合同法律纠纷等问题。

本文将从PDCA循环的角度对企业采购流程进行分解,剖析每一环节中易发生的风险,旨在帮助企业内审人员或风险管理人员识别采购风险,提升企业采购风险的管理水平。

一、采购管理的PDCA循环

PDCA循环,又称戴明环,值Plan(计划),Do(执行),Check(检查)和Action(处理),并依此顺序不断循环,其在质量管理领域有着普遍的运用。企业采购管理中可以引进PDCA循环的模型,不断改善采购工作的质量,本文将采购管理流程分解如下:

采购计划(P):企业依据自身经营发展需要,结合市场供求情况,对计划期内采购管理活动的预见性安排和部署。

执行采购(D):采购部门依据企业的采购计划,进行需求沟通、供应商寻源、招采标、商务谈判等一系列相关活动的过程。

验收检查(C):采购及需求部门在货品或服务到货时,针对谈判时确定的标准进行检验,目的是为了保证货品或服务的质量。

评估改进(A):采购部门在采购活动结束后进行项目质量评估、供应商评分、采购人员考核等相关总结再评价的工作,目的是不断改善项目采购质量。

二、采购“PDCA”循环中的风险识别

针对上述采购管理的PDCA循环,本文对每一环节可能出现的风险事件进行了分析,如下表所示:

内部审计人员可以根据上表对被审计的采购项目进行针对性检查,然后对采购事项不符合逻辑、资料前后矛盾等疑点进行经办人访谈,重点人员重点突破。

其次,除了审计过程中的“查错纠弊”,内部审计人员还可以对照上诉的采购PDCA循环,检视被审计单位采购工作是否到位,评估被审计单位的工作质量,对公司经营提出可行性建议。

三、采购经营建议与审计思考

采购管理是企业管理过程中至关重要的一部分,而由于PDCA循环在质量管理领域取得的良好效果,采购部门可以在工作中引进PDCA循环以提升项目采购质量。同时,内部审计人员也可以对被审计采购项目进行阶段分解、风险点罗列及分析、经营诊断,从而使内部审计工作起到“查错纠弊,助力经营”的作用。

(一)PDCA循环利于提升项目采购质量

 采购部门及相关人员可以采用PDCA循环,从采购拟定计划到项目总结再检视过程中,不断提升项目采购的质量,同时,把项目性工作细化分解也有利于在经营过程中识别风险,杜绝腐败行为的滋生。

例如,保险公司常常会举办很多的会议,而会议就会牵涉许多的采购项目,如会场、用餐、广告等,如果采购部门与需求部门经常信息互通,在需求部门计划举办会议的时候,采购部门就开始准备相关的寻源工作,就会使后期采购工作获得充裕的时间,不会匆忙进行。

而在会议举办结束后,采购部门通过问询使用部门的体验感受,记录供应商表现,也会为采购部门以后的供应商选择提供更多依据,从而提高采购工作效率和质量。

(二)PDCA循环利于内审人员查错纠弊,助力经营

内审人员可以利用“PDCA”把被审计采购项目进行分解,对照各阶段可能产生的风险依次排查,对于招采流程、供应商选拔、考核等易滋生贪腐行为的相关工作内容重点审查,以帮助内审人员更加清晰地识别采购风险,查处采购弊案。

例如,我们在进行采购审计的时候,可以对照上表的资料清单搜索相关档案,对招采档案、供应商档案等重点排查,寻找资料中的逻辑漏洞,检查是否为事后伪造或者流于形式,然后针对性进行经办人访谈,逐个侦破。

除此之外,关注采购人员是否有计划地进行采购活动,公允选拔供应商,采购符合需求部门的物资,事后总结改进等,也是内审人员助力企业改善采购经营活动的一个关键工作,这个时候PDCA也是可以用来参考的一个标准。


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