仓库审计,不仅仅是账实相符那么简单

2020-02-22 20:34:00
老常
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这段时间主要从事的工作就是以采购环节发生的舞弊案件为轴,深入的拓展了供应商准入、采购计划管理、定价、验收、仓储管理、应付管理等方面的内容。

通过流程审计发现,仓储审计,不仅仅是需要实现账实相符那么简单,而可能包含计划外采购、账外资产、跑冒滴漏内控不足等各种问题,所以综合各方面因素后,审计部将问题突破点放在了车间仓库管理层面。

(首先做个解释,基于生产便利性考虑,许多制造型企业,会在车间设立线边库,作为车间维修、及时更换零部件的备品备件管理,但就是这样一个管控环节,就会出现诸多漏洞。)

审计人员当时所采取程序如下:

1、对集团下属某公司所有车间线边库、五金配件库等相关仓库进行了现场查看,结果发现部分车间存在大量备品备件,有的甚至堆放在车间外围周边,但对数量不确定,但可以肯定其价值不低,于是拍照取证。

2、对问题梳理完成后,确定了重点突破车间;同时,对五金配件库的现场库容、账面情况进行了梳理,发现账实严重不符,现场物料堆放混乱不堪,实现准确盘点无从谈起,同时,部分备品入库根本不仅五金库,直接到线边库,且领用开单与实际时间等不相符;

3、掌握以上情况后,审计人员结合舞弊事项,对涉及舞弊人员提交的采购计划、审批流程、入库时间及业务区间进行了深入分析,基本确定了车间线边库积压备品备件的主要物料和数量等。

4、结合后续公司对仓库整合管理各方面的努力,基本实现了违规采购的原因、目的、形成数量、金额等;同时,对涉及车间前期发生的费用支出进行了趋势分析,基本保持在每月40万左右,而线边库物料在1000万元以上;同时,对存放物料使用维修记录、更换频率等方面进行了确认,确定了线边库所存放物料,形成积压,占用了公司资金。

5、最终根据结论,对各环节主要责任人进行了绩效考核管理。

以上仅是本次审计对仓库审计中的一个环节,但就是这个环节,让我对仓库的管理审计进行了深入思考,尤其是在对公司外设中转库现场调查之后,更加明确了一个道理,那就是仓库审计,不简单是要求账实相符,必须要进行深层次的拓展审计,方能提高仓库审计的质量。

结合本段时间的项目实践,我也思考了很多,作为总结分享出来,希望对同行有用。

第一、既然是仓库管理审计,审计人员就需要深入的了解所处公司的产品特性、仓库设置及管理状况,尤其要注重从数据中来,在判断中结束的管理思路,对基础的信息资料进行掌握和了解。

第二、必须搞清楚每个仓库的库存、位置、形态,尤其是部分公司还存在委托加工、寄存、中转、第三方物流的情况。那么作为审计人员就需要拉出清单,确保仓库设置不遗漏,进而进行分类梳理。

第三、既然是仓库管理审计,那么最基础的工作首先就是确认对否能够实现账实相符;进而考虑仓库成本支出、充分利用、是否实现了需求保障、科学库存及战略库存管理的方面;这是属于正向审计理解。

第四、审计是干什么的,就像他们说的审计就是找问题的,那么以下9个问题必须予以考虑:

1、库容量与公司目前的产能是否匹配,是否实现了充分利用?

2、根据业务模式,考虑是否充分的利用了供应商和客户等上下游的库存?

3、仓储物料是否形成了积压?是否存在过期、变质等情况?是否采取了相应的措施?

4、若存在第三方物流,成本评估和利弊分析,尤其在专业化服务方面是否实现了高效?

5、不同行业仓库管理是否考虑了物理安全、运输距离等要素?

6、信息化管理程度如何?是否有效的利用了机械化、智能化的相关设备?

7、是否存在不相关物料的采购和存放?因何存在?进行往前溯及管理。

8、是否存在偷盗及跑冒滴漏的情况?采取了哪些措施?

9、仓库的收发存及验收管理流程是否合理有效?

以上内容不尽完善,但在本次审计过程中,审计人员全部予以考虑和验证,基本确认了供应商准入松散、采购计划审批流于形式、验收环节舞弊丛生、仓库实物管理不到位等情况。

其实,对于审计来说,经常说聚焦重点矛盾,实现主要问题突破是没有问题的,但在审计过程中,我一贯强调的原则就是先加法后减法,审计人员在审计过程需要充分考虑与项目相关的各个要素,分项突破;如果需要,可以将其中一项抽出来单独立项,进而实现深入突破,剥茧成丝。

这次项目的不断深入突破我们就采取了类似的办法。首先从舞弊案件入手,对采购与付款流程进行流程审计,进而细化了采购计划、供应商管理的专项审计,又深入到采购计划的发起环节车间,进一步深入到车间仓库的管理,然后将问题发现拓展到集团其他公司进行类似项目开展,最终很好的实现了项目闭环管 理。

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