废旧物资管理的常见内控缺陷及审计方法

2020-09-14 06:05:00
樊光中
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企业废旧物资管理一般是企业生产经营活动中管理相对薄弱的业务。近些年,我们通过工作调研,认识到废旧物资管理过程中存在的一些问题,并且对问题存在的原因进行了分析,下面笔者就企业开展废旧物资管理效能监察,提升精益化管理水平做一些总结和经验介绍,与同行交流,并请批评指正。




一、 掌握企业废旧物资管理存在的问题

开展废旧物资管理效能监察立项前,笔者对19家企业的单位的废旧物资管理进行了专项调研,我们对废旧物资管理存在的问题有了比较全面的认识。



1、企业管理层不重视废旧物资的管理

管理层不重视废旧物资管理是企业废旧物资管理存在问题的根源。管理层多数认为,企业的废旧物资的量不大,没有必要去安排人力物力进行管理,或者想当然地认为企业的废旧物资在生产现场得到了比较恰当的再利用,或者认为废旧物资管理好坏对企业的利润影响也不大。这种错误认识导致一些企业的废旧物资处置回收款上缴财务少之又少,甚至为零。但根据我们有的企业一年内对企业废旧物资的处理登记记录,发现废旧物资处置回收款全年才达到近200万元,远不及测算的500万元左右。






2、缺乏废旧物资管理制度约束

废旧物资处置回收款流失相当于企业利润的净流失。废旧物资管理制度不完善,比较缺乏制度约束,生产现场的废旧物资管理无章可循,这是导致目前这块业务管理不规范的主要原因。




一些单位的废旧物资管理上下权责不清,责任主体不明,废旧物资处置回收款账务管理也不规范,或者没有账面记录,成为了生产一线小领导们的小金库的主要资金来源。



3、缺乏对废旧物资处理关键环节的监控

企业废旧物资管理没有抓住对废旧物资处理的关键环节进行监控是我们目前废旧物资管理效果不好的关键原因。在我们调查测试材料中可以看到,我们对废旧物资处理的计量工具的监控、计量工具的准确度保证监控、废旧物资的计量过程监控和废旧物资的处置定价和处置回收款的监控都很不到位,因此导致废旧物资的处理过程中舞弊现象比较严重,处置的废旧物资记账量少于实际的量的违纪违规现象时有发生。



4、废旧物资的处置回收款账务管理不规范

废旧物资处置后的回收款账务管理没有统一规范的制度要求,记账处理方式各有说法。有按照 企业与生产一线之间按照某一比例分成的,也有全部留置生产一线日常招待开支的,有规定在生产一线记入财务记账直接冲抵费用开支的,也有不入财务记账暂作账外登记的,还有规定全部交公司财务再冲减直接成本的做法,个别单位列营业外收入的。




目前这块业务的不同账务处理方法。废旧物资处置回收款的账务管理过程存在不透明,或者半透明,或者透明(如入财务账务管理)管理,也导致了不同的管理效果。



5、对废旧物资的再利用管理不够

节能减排循环绿色经济是我们目前社会生产和生活的一个非常重要的倡议和环保主题。在企业生产一线同样有加强废旧物资的再利用管理与循环使用的要求。在我们调研检查的情况,对废旧物资的再利用管理范围很有限,生产现场对废旧物资的再利用意识和强制性的规范化废旧物资再利用鉴定标准、使用范围等制度措施尚未制定。




二、企业废旧物资管理的业务特征独特

通过对我们所掌握的废旧物资管理问题的原因分析,我们对企业废旧物资管理的业务特征进行了比较全面的分析。



1、现场废旧物资不在盘点范围

各类生产用的原材料进入施工作业现场是经过了物资保管人员和生产一线管理人员的发料与领料过程,原材料经过裁剪、下料使用后剩下的边角料都已经成为物资管理账务以外的物资,处于账外状态。




生产现场的物资盘点一般对在库物资和物资半成品进行盘点,不对剩下的账外边角料进行盘点。同时,因为属于账外物资,边角料进行准确计量清点也存在难度,也导致管理人员对剩下的边角料废旧物资不能够进行及时的盘点。



2、现场废旧物资往往缺乏实物量登记记录

通过领料程序进入生产现场的原材料,由于它的账外性特征,由于一般已经报废,或者基本属于整材裁剪后的边角料,基本不存在第二次重新利用,因此其实物量登记记录也基本未做,而是采用现场自然归堆处理,往往被管理人员定位为“垃圾”的管理范围,生产现场管理往往忽略了对废旧物资的管理,形成管理死角。



3、废旧物资回收市场不规范

目前,我们国内各类废旧物资交易市场还很不成熟,行业管理也不到位,废旧物资回收单位规模一般为小型回收企业,甚至多为个体户,比如在建筑施工企业的工程项目现场,回收废铜废铁主要是个体户,他们一般信誉差,资金势力比较弱,不太遵守行规,不讲职业道德,短斤少两是他们的主要牟利手段。不规范的废旧品收购市场也提高了企业生产一线的有的管理人员操作不规范、甚至舞弊出售废旧物资的概率。



4、废旧物资实物计量难

在企业,参差不齐、规格各异、五花八门等是生产现场废旧物资实物形态特征,比如建筑企业的工程项目现场,废旧物品主要是整材裁剪下来的短钢筋头、小角钢板、生锈的铁丝、小铁管,长短不一,形态各异,它们的计量主要是通过称重进行,由于它们的实物形态特征,它们的称重是一个需要靠劳力装卸和需要使用容器称重的过程。




实际工作中,一般采用先称装载车的重量(皮重),再将废旧物资通过劳力装车以后需要到同一个称车皮重的地方再进行一次的称重(毛重),将毛重减去皮重才能够得出净重,即废旧物资的重量值,也有的工程项目采用现场小秤进行称量,这样称量,一般一次废旧物资处理需要称重20-30次,甚至更多。




这两种方式对废旧物资的称重计量往往不能够得到准确的计量值,影响计量的因素有:称量工具称量刻度容易受到买主的人为故意破坏,每一个称量环节都存在被人做小动作的可能,两次或者多次称量的工具可能不一致,称量的全过程都可能有人进行舞弊,这些诸多干扰因素的存在,导致了废旧物资实物准确计量难。



5、物资的废旧判断无标准

物资的废旧判断没有标准,导致物资的废旧判断标准因人因时因地而变化。比如,在建筑施工企业的施工项目现场,物资的废旧判断标准难以把握。例如钢材,工程结构的不同,钢材的可使用长短也不同,在一个大结构工程项目已经不能够使用的钢材,在另一个小结构工程项目可能还可以继续使用,又如一个工程项目现场用过的拆卸下来的电线、电缆,是否可继续在其他工程项目使用,需要通过电力管理人员的技术鉴定。




三、 抓住企业废旧物资管理关键方面开展效能监察




在企业里,废旧物资管理是很重要的降低成本管理手段之一,比如建筑施工企业的废旧物资主要集中在废旧钢材、生产生活用临电设施和施工用周转材料。有的集团性的建筑企业,每年在施项目7000多个左右,每个项目平均15万元,10.5亿元,这是一个以小聚大的数。可见,开展企业废旧物资管理效能监察具有非常重要的实际经济意义。经过我们的废旧物资管理效能监察实践,我们认为开展废旧物资管理效能监察需要抓住以下四个方面。



1、围绕废旧物资管理制度建设充分性情况进行监察

充分性监察的目的在于做到废旧物资管理过程均有章可循。开展废旧物资管理效能监察首先要监察企业管理层围绕废旧物资管理是否建立了对应的制度管理体系,并且是否充分覆盖废旧物资管理各方面。




废旧物资管理制度体系充分性监察的内容主要包括五个方面:




一是企业废旧物资管理的内部管控环境,包括废旧物资管理的管控权力制衡与职责、关键岗位设置、废旧物资管理控制指标的明确情况,如废旧物资处理项目层次是否有决定权,谁监督处理过程,谁进行账务登记管理,相互岗位的设置与职责分工情况是否相互制约;




二是对废旧物资管理过程中的潜在失控风险环节的识别、评估与防范情况;




三是围绕废旧物资规范管理活动制定的制度、授权、复核、报告与统计、业务监督与检查规定情况;




四是是否建立了废旧物资管理情况报表制度;




五是是否建立了废旧物资管理过程的监督制度。



2、抓住废旧物资管理行为过程是否符合制度进行监察

针对废旧物资管理存在的五个问题和五个业务特征,在我们设计废旧物资管理行为过程的制度符合性监察内容时,必须与这些问题与特征相结合。废旧物资管理行为符合性监察的内容主要包括十四个方面:




(1)废旧物资的废旧鉴定确认过程;


(2)废旧物资的分类清理归堆过程;


(3)废旧物资的再利用管理过程;


(4)废旧物资处置申请过程;


(5)废旧物资处置工作组织机构建立过程;


(6)废旧物资购买单位投标资格标准确定过程;


(7)废旧物资处置购买单位投标资格评审过程;


(8)出售方与合格投标单位投标购买之前的沟通过程;


(9)合格投标单位的履约保证措施确定与落实过程;


(11)废旧物资处置定价过程;


(11)废旧物资处置数量确定过程;


(12)废旧物资处置监督安保过程;


(13)废旧物资处置回收款入账管理过程;


(14)废旧物资处置统计与分析过程。




3、围绕废旧物资实际处置结果情况是否控制有效进行监察

在企业里,废旧物资大部分都是废旧钢材之类组成,废旧物资的实际处置结果分析也往往抓住材料加工出废率进行目标监控,拿建筑钢材施工过程中材料加工进行对比分析。在施工项目现场,我们一般要参考钢材进场消耗总量的1.5-1.8%作为钢材施工过程中加工标准出废率,同时还要考察处置单价与再鉴定利用方面,因此废旧物资的实际处置结果控制情况有效性监察包括:




一是所处理各批次的废旧物资的买卖单价与市场平均价(成品销售价的50%-60%)对比情况,


二是废旧物资再利用率与管理目标对比情况,


三是废旧物资买卖数量、再利用数量与出废率控制目标对比情况,


四是全企业各项目废旧物资的年实际处置总量与企业年钢材采购总量出废率对比情况,


五是废旧物资处置回收款的账务规范登记与上缴率和管理目标对比情况。



4、围绕废旧物资管理全过程的流程设计进行适宜性监察

废旧物资管理全过程的流程设计适宜性监察的内容主要包括六个方面:


一是废旧物资实物转移过程管理是否在制度中明确;


二是废旧物资管理过程的检重记录与传递过程是否在制度中明确;


三是废旧物资管理过程的处置资金流过程在是否在制度中明确;


四是废旧物资管理的废旧标准鉴定环节过程是否在制度中明确;


五是废旧物资管理的每一业务环节的监督要求是否明确;


六是实物管理过程、记录过程、资金流过程、业务环节和监督要求是否相互制约、相互牵制。 来源:会计审计帮

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