合同管理审计实操指南:关注点、方法、依据…

2020-07-22 06:05:00
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一、合同台账及档案管理

1.是否建立了合同管理制度;是否建立了合同管理台账和合同档案,合同是否编号。

检查资料:合同管理制度、合同台账、合同档案目录。

检查方式:查看被审计单位制度文件,是否明确合同管理的流程;查看合同台账,是否动态的记录合同的履行情况。

检查依据:《企业内部控制应用指引第16号- 合同管理》中规定:合同管理部门应当加强合同登记管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更等情况,实行合同的全过程封闭管理。

二、合同签订管理

1.对外业务是否存在不签合同、先干后签合同、未经评审或规避程序签订合同的情况。

检查资料:施工日志、经营结算单、招投标文件资料、合同

评审记录、合同文本、往来账。

检查方式:

(1)根据财务往来辅助账核对业务签订合同情况,并根据合同金额≥10 万元(如为单价合同,则参照累计结算金额)检查是否签订了书面合同。

(2)根据第一期结算资料(如工程签证单)的日期或施工日志判断是否先干后签合同。

(3)检查合同评审记录,查看签约合同单位有无组织合同内部评审,或应当报而没有报上一级主管部门审批就签订合同的情况。

(4)检查同类型的经济业务是否存在将金额较大的合同化整为零,规避招标的情况。

检查依据:《管理禁令》第五条:对外业务是否存在不签合同、先干后签合同、未经评审或规避程序签订合同的情况。

2.是否在规定的时间内签订合同,合同的内容是否与招投标文件相一致。

检查资料:招标文件、中标通知书、合同文本。

检查方式:检查合同签订时间是否在中标通知书发出30 日内,合同实质内容是否与招标文件和中标人的投标文件相一致。

检查依据:《XX股份有限公司招标管理规定》(XXX股发企管〔2015〕79号文)(内审网注:企业要根据实际情况完善制度设计,提供执行依据,更多审计干货,请关注公众号内审网)第二十九条:需求方和中标人应当在中标通知书发出之日起30 日内,依据招标文件和中标人的投标文件,订立书面合同。所订立的合同不得对招标文件和中标人的投标文件做实质性的修改;需求方和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

3.是否存在与无资质企业、资质不全的企业、自然人签订合同的现象。

检查资料:合同文本。

检查方式:

(1)根据招标文件要求,合同内容,比对分包商、供货商的营业执照、资质证书,核实是否符合相应的专业资质,有无无资质,或资质等级不够的情况。

(2)查阅项目部的合同分包台账,核实是否存在与自然人签订合同的现象。

检查依据:《XX集团股份有限公司工程项目管理办法(2011 年修订)》(XX经管〔2012〕1号)第三十二条:禁止与自然人签订工程分包合同,必须与有相应资质的单位签订工程分包或劳务分包合同。

4.合同条款是否完整,是否采用集团公司合同范本。

检查资料:合同文本。

检查方式:主要针对权利、责任、义务及罚则等条款,分析是否存在权利与责任、义务不对等条款。

检查依据:《XX集团分包管理工作要点》第七条规定:合理设置合同条件,履约担保,质量担保、违约责任等合同条款应齐备。《集团股份公司工程分包合同管理办法》第十九条:项目部必须按照“公平、公开、公正”的原则⋯进行分包合同谈判。

三、合同变更、违约追责管理

1.是否存在不按合同原则及相关程序批准和办理分包商的变更、索赔的情况。

检查资料:合同文本、补充协议、变更、索赔资料、审批资料。

检查方式:

(1)查看被审计单位的合同变更索赔审批权限及流程,实际操作中是否按规定执行。

(2)检查签订补充协议对原合同的关键条款进行变更,变更理由是否充分,是否经过了评审。

(3)检查有无超出合同约定对分包方单价办理变更索赔的情况。

(4)项目部有无对分包商报送的变更和索赔申请及资料不组织审核而同意的。

检查依据:各单位的变更索赔管理制度。《XX集团分包管理工作要点》第十三条:发生超过分包合同总价、单价调整、合同项目增加、合同内容变化等情况,超过限额的,必须由子公司总部审批。《管理禁令》第八条:是否存在不按合同原则及相关程序批准和办理承(分)包商的变更、索赔的情况。《XX集团股份有限公司工程施工分包合同管理办法》第四十八条规定:符合法定、约定的条件,或双方协商一致,可以变更或解除分包合同;变更或解除分包合同应根据分包合同审批权限报相关部门或人员审批;变更或解除分包合同,必须由项目经理与分包方的法定代表人(或其授权代理人)签订协议文书,并加盖双方单位的合同专用章或公章。

2.是否存在应追究对方违约责任或提出索赔而擅自放弃造成较大损失的情况。

检查资料:合同条款。

检查方式:检查合同履行情况,关注未正常履约造成损失的合同,分析原因,是否为合同约定范围内的变更索赔,项目部未争取而造成损失,或为其个人谋取利益。

检查依据:《XX集团股份有限公司合同管理办法》(XX法务〔2009〕19号)第四十九条:根据其给公司造成的损失大小或后果的严重程度,依据公司有关规定对责任人予以处分,并追究有关人员经济赔偿责任;涉嫌犯罪的,移交司法机关处理。第11 点:应追究对方违约责任或提出索赔而擅自放弃造成较大损失的。


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