审计案例 | 零星修缮工程3大审计发现及应对措施(以医院为例)

2020-08-15 06:05:00
周伟颖
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为改善公立医院的医疗环境,提高医疗水平,满足医疗需求,近年来政府及医院不断加大对医院新大楼、新院区等基础设施建设方面的投资和建设力度。为维护医院各类新旧建筑物的正常运作、满足不同医疗需求而进行的日常零星修缮已成为医院必不可少的后勤保障工作之一。为保证修缮工作的顺利进行,大部分修缮项目都交由签订了长期服务合同的修缮队伍来完成,这些队伍长期驻扎在医院,以方便快速响应修缮需求。


医院零星修缮工程审计中存在的问题


零星修缮工程有着规模小、工期短及单项费用低等特点,因此未能得到医院管理的重视,以至于出现诸多疏漏。作为医院内部审计工作之一的零星修缮工程审计,同样面临着修缮项目繁多、专业性强及定量定价难等诸多困难。结合实际工作经验,笔者发现零星修缮工程审计存在以下几个较为突出的问题。


(一)以事后结算审计为主,缺少事前、事中审计


由于零星修缮工程具有突发性,无法事前预知,修缮事项通常较为紧急,因此除个别局部改造项目可以做到事前预算审核外,大多数修缮工程递交至审计部门时已经完成,只能进行事后结算审计。这些项目很难事前做预算,内审人员也无法在修缮时实时实地进行观察监督,通常只能事后走访修缮现场。若修缮工程具有隐蔽性或由于再次改造造成原项目被覆盖、损毁,那么事后走访有可能无法对工程量、工程材料等方面进行准确确认,从而影响材料损耗定量定性上的准确性。


(二)手写签证真实性存疑


基于第一点提到的零星修缮工程审计以事后审计为主,审计过程中对工程签证的依赖度很高。在实际工作中,零星修缮签证大部分为手写纸质签证,由修缮队手工书写修缮内容,并需要申请修缮科室和负责修缮管理的总务部门的共同签字,确认修缮内容。但实际情况是本应先向总务部门申请维修的科室为了尽快得到修缮,常常绕过这一步骤直接联络修缮队,导致总务部门无法事前把关(内审网注:推动线上化、移动化流程表单,是可以参考的解决途径之一,更多审计干货,请关注公众号内审网)。修缮项目的繁杂、量多也造成总务部门无法一一现场验收确认。另外,申请修缮科室普遍存在代签现象,签字人非科室负责人,对修缮内容审核不严谨,签字较为随意。因此,纸质签证容易存在虚构修缮内容、伪造签字等问题。审计时,出于成本考虑,内审人员无法一一验证签证的真实性,只能抽查核验。


(三)价格审核缺乏依据


价格审核是零星修缮工程审计的重点,也是一大难点。目前审计中的价格参考来源包括造价站每月公布的信息价、建设工程材料价格年刊等,但这些信息价更多地针对大型规范化的工程建设项目。面对繁杂、零散的零星修缮工程,往往无法直接对应或者套用。市场询价也是获取价格信息的一种方式,但项目的繁多使得一一询价需要花费大量时间,在工程项目多、审计部门人手有限的情况下,完全询价并不符合成本效益原则,可行性不高。因此在审核价格时内审人员常常缺乏依据,难以判定价格的合理性。


应对措施


上述问题都加大了零星修缮工程审计的工作难度,增加了审计风险,降低了审计工作效率,影响审计工作的质量。针对这些问题,笔者提出以下应对措施以供大家参考。


(一)修缮成本纳入科室成本核算


将修缮成本计入科室成本核算,即与科室绩效挂钩,关系到每个员工的绩效收入。只有零星修缮与每个人的利益相关时,才会引起重视,进而提高医院职工的主人翁意识和节约意识,减少不必要的资金浪费。同时也可以加强零星修缮工程的事中管理,强调申请修缮科室的事中监督责任。


(二)签证电子化


审计、总务部门与医院信息中心合作,建立一套专用的简易修缮签证电子系统或在现有OA系统内嵌入相应的签证模块。修缮队在完工后录入修缮内容,线上提交给申请修缮科室审核;设定申请修缮科室的科室主任、护士长或指定负责人拥有电子签字权,负责一级审核;科室签字确认后提交给总务部门,完成复核。签证电子化可以避免纸质签证字迹不清晰、他人代签或修缮队伪造签字的情况,提高签证的真实性,降低审计验证成本。签证电子化也符合当下无纸化办公的趋势。


(三)利用外部专家服务


内部审计具体准则第2304号规定:“内部审计要善于利用外部专家服务,提高审计质量和效率”;2017年颁布的《卫生计生系统内部审计工作规定》第二十二条:“内部审计机构根据审计业务的需要,除涉密项目外,可以向社会购买审计服务”。依据上述规定,内审部门可以考虑将零星修缮工程审计业务整体外包给工程造价咨询公司这类专业、合规的第三方机构,转移审计风险;或通过第三方机构询价获取合理的修缮市场价格,并在此基础上与修缮队协议约定日常修缮项目的价格,保证价格的合理性。


(四)提高内审人员的业务能力


打铁还需自身硬,若要提高审计工作质量,更重要的还是提升内审人员自身的业务能力。通过自学、参加培训班等形式,有针对性地学习工程建设、安装、维修等方面的法律法规、专业知识和技术方法,并应用到实际工作中,不断钻研,提高审计实务能力,这是做好零星修缮工程审计工作的必要条件。同时内审部门可以引入工程专业人员,丰富科室人员结构,弥补专业短板。


总结思考


零星修缮费用长期积累下来是一笔不小的支出。审计部门要切实做好零星修缮工程审计工作,既需要和其他科室共同协作,也要善于利用外部资源,更要提高自身实力,在提高资金利用率的同时,避免资源浪费,维护医院利益,为医院建设作出积极贡献。

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